Records management et dématérialisation
Réf. 01053
- Durée : 6 semaines
- Effort : 20 heures
- Rythme: ~3h15/semaine
- Langues: Français
Ce que vous allez apprendre
À la fin de ce cours, vous saurez :
Grâce à la mise en place d’une méthodologie de Records Management agrémentée de compétences en gestion de projet, nous pourrons travailler ensemble sur plusieurs thèmes :
- L’introduction aux normes organisationnelles et techniques de la gestion documentaires
- Les fondamentaux normatifs du Records Management
- La numérisation des documents
- La GED (Gestion Electronique de Document)
- La prise de valeur probatoire de la documentation numérique, notamment au travers de la signature électronique
- L’archivage électronique à valeur probatoire et historique
Description
La production numérique ne cesse d’augmenter. On crée, gère, échange de plus en plus de documents et de données à l’intérieur de nos organisations et avec nos partenaires. Dans une grande majorité des cas, cette nouvelle masse d’information n’est pas exploitée à sa juste valeur : perte et doublon de documents, corruption de l’intégrité de données à valeur probatoire, archivage limité et désorganisé, classement très personnel sans logique de partage au sein de la structure, etc.
L’objectif de ce Mooc est donc de vous donner les clefs pour mener à bien un projet de gestion documentaire et d’organisation de données, sur tout le cycle de vie de l’information, de la création/réception des documents, jusqu’à leur archivage à valeur probatoire.
Grâce à la mise en place d’une méthodologie de Records Management agrémentée de compétences en gestion de projet, nous pourrons travailler ensemble sur plusieurs thèmes :
- L’introduction aux normes organisationnelles et techniques de la gestion documentaires
- Les fondamentaux normatifs du Records Management
- La numérisation des documents
- La GED (Gestion Electronique de Document)
- La prise de valeur probatoire de la documentation numérique, notamment au travers de la signature électronique
- L’archivage électronique à valeur probatoire et historique
Format
Ce MOOC se déroule sur 6 semaines. Chaque semaine comporte cinq séquences. Chaque séquence est composée d’une vidéo vous présentant une thématique ainsi qu’un quiz qui vous permet de faire le point sur vos acquis.
Les inscrits auront accès à tous les contenus (vidéos, documents et quizz) dès l’ouverture du Mooc et conserveront l’accès même après sa fermeture.
Pour chaque semaine, des discussions sont ouvertes sur le forum. Les retours hebdomadaires aux principales questions posées sur les forums se feront en direct par webconférence.
Prérequis
Avoir un connaissance technique informatique de premier niveau ou une connaissance archivistique de premier niveau.
Evaluation et Certification
Cinq tests hebdomadaires et un test final de type QCM, permettent l’obtention de l’attestation de suivi avec succès.
Plan de cours
Semaine 1 - Les fondamentaux du Records Management :
- Introduction à la dématérialisation et à la gestion de la valeur probatoire
- Le Records Management
- Les normes organisationnelles de l’ingénierie documentaire
- La gouvernance de l’information et des données
- Une vision de la gouvernance outillée : les outils d’EverTeam
Semaine 2 - Les rappels de l’archivistique
- Les théories archivistiques de 45 à nos jours
- Rappel de l'organisation des archives en France
- Encodage XML et description des archives
- L'évolution de la production documentaire administrative en France
- L’évolution du métier de l’archiviste
Semaine 3 - La capture de l’information
- Numérisation des documents
- Les fondamentaux de la GED
- Mener un projet de GED
- Présentation de quelques outils
- Démonstration rapide d’une GED leader : Alfresco
Semaine 4 - La gestion de la valeur probatoire
- La signature électronique
- La Blockchain
- Le RGPD
- RGI et RGS
- Démonstration rapide d’un parapheur leader : iXParapheur de SRCI
Semaine 5 - Archivage électronique
- Les normes techniques de l’ingénierie documentaire
- Les fondamentaux du Système d’Archivage Electronique (SAE)
- Mener un projet de SAE
- Présentation de quelques outils
- Démonstration rapide d’un outil leader : VITAM
Semaine 6 - Les applications concrètes
- La dématérialisation des factures
- La dématérialisation du dossier de l’agent/salarié
- La dématérialisation des marchés publics
- La dématérialisation de l’application du droit des sols
Équipe pédagogique
La Fabrique à MOOC du CNAM
Catégories
Aurélie Jugie, Astrid Rosso, Marion Fontanié, Christophe Le Nouail, Patricia Petit.
Experts qui sont intervenus
- Alain Broustail : Co-fondateur de Blockchain EZ
- Roger Gimenez : Consultant en dématérialisation, valeur probatoire et archivage électronique
- Alice Grippon : Directrice de la diffusion et des partenariats Programme Vitam
- Noureddine Lamriri : Vice President Expertise Produit - Everteam
- Camille Lepoittevin : Directrice de projet SRCI, Operateur de services de confiance
- Charles de Ternay : Consultant en dématérialisation et archivage électronique, Xdemat
- Julien Triaire : Consultant en dématérialisation et archivage électronique chez Xdemat
Partenaires
XDEMAT - Xdemat est un cabinet de consultants spécialisé dans l’archivage électronique et la dématérialisation. Llien vers leur site web : http://www.xdemat.fr/
Licence
Licence pour le contenu du cours
Attribution - Partage dans les Mêmes Conditions
Vous êtes autorisé à :
- Partager — copier, distribuer et communiquer le matériel par tous moyens et sous tous formats
- Adapter — remixer, transformer et créer à partir du matériel pour toute utilisation, y compris commerciale.
Selon les conditions suivantes :
- Attribution — Vous devez créditer l'oeuvre, intégrer un lien vers la licence et indiquer si des modifications ont été effectuées à l'oeuvre. Vous devez indiquer ces informations par tous les moyens raisonnables, sans toutefois suggérer que l'offrant vous soutient ou soutient la façon dont vous avez utilisé son oeuvre.
- Partage dans les Mêmes Conditions — Dans le cas où vous effectuez un remix, que vous transformez, ou créez à partir du matériel composant l'oeuvre originale, vous devez diffuser l'oeuvre modifiée dans les même conditions, c'est à dire avec la même licence avec laquelle l'oeuvre originale a été diffusée.
Licence pour le contenu créé par les participants du cours
Tous droits réservés
"Tous droits réservés" est une formalité du droit d'auteur indiquant que le détenteur du droit d'auteur se réserve, ou détient pour son propre usage, tous les droits prévus par la loi sur le droit d'auteur.